Sådan beskytter vi dine personlige oplysninger

Formålet med den GDPR lovgivningen er at styrke enkeltpersoners ret til personlige oplysninger.

I vores privatlivspolitik fremgår det tydeligt, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvorfor og hvor længe. Af privatlivspolitikken er der desuden en beskrivelse af dine rettigheder, og hvordan du gør brug af disse.

Vi har også udarbejdet en Tv-overvågningspolitik (TVO-politik) for at øge trygheden for elever og andre, der færdes på skolen.

gdpr og overvågningTVO- og privatlivspolitikken er relevant for dig, der har være elev på skolen eller har deltaget i aktiviteter på skolen og har afgivet de nødvendige oplysninger til os i forbindelse med din deltagelse.

Privatlivspolitik

Senest opdateret: 20. januar 2026

1. Indledning og formål

Asmildkloster Landbrugsskole tager beskyttelsen af personoplysninger alvorligt.
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, behandler, opbevarer og beskytter personoplysninger om:

  • Elever, kursister og beboere på skolehjem

  • Ansøgere

  • Forældre/værger

  • Medarbejdere

  • Samarbejdspartnere

  • Besøgende på vores hjemmeside og fysiske områder

Politikken er udarbejdet i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

2. Dataansvarlig

Dataansvarlig:
Asmildkloster Landbrugsskole
Asmildklostervej 1
8800 Viborg
CVR-nr.: 14 93 95 39

Telefon: 86 67 32 22
E-mail: asmildkloster@asmildkloster.dk

3. Databeskyttelsesrådgiver / kontakt ved GDPR-spørgsmål

Asmildkloster Landbrugsskole har udpeget en intern funktion med ansvar for databeskyttelse.

Kontakt ved spørgsmål om personoplysninger:

souschef / DPO Lars Mogensen
E-mail: lm@asmildkloster.dk

Tel. 4047 7412

4. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger:

Almindelige personoplysninger

  • Navn, adresse, telefonnummer og e-mail

  • Alder, køn, klassetrin, navn på nuværende skole, ønsker om uddannelse

  • CPR-nummer (kun hvor lovgivningen kræver det)

  • Uddannelses- og kursusoplysninger

  • Fravær, karakterer, UNI-login og eksamensresultater

  • Økonomiske oplysninger (fx betaling, refusion)

  • Billeder og video (fx fra undervisning, arrangementer og kommunikation)

Følsomme oplysninger (kun når nødvendigt)

  • Helbredsoplysninger (fx ved SPS, fravær, kost eller sikkerhed)

  • Sociale forhold, hvor det er nødvendigt for uddannelsesforløbet

5. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

  • Administration af uddannelser, kurser og elevforløb

  • Optagelse, undervisning, eksamen og dokumentation

  • Opfyldelse af lovpligtige indberetninger til myndigheder

  • Kommunikation med elever, forældre, oplæringsvirksomheder og samarbejdspartnere

  • Studierejser, her deles nødvendige oplysninger med rejsearrangøren

  • HR-administration og personaleledelse

  • Drift og sikkerhed på skolens område

  • Markedsføring og formidling af skolens aktiviteter (fx hjemmeside og sociale medier)

  • Digital administration og kvalitetsudvikling

6. Retsgrundlag for behandlingen

Behandling af personoplysninger sker på baggrund af:

  • GDPR artikel 6, stk. 1, litra b – opfyldelse af kontrakt (fx uddannelsesforløb)

  • Artikel 6, stk. 1, litra c – retlig forpligtelse (fx indberetning til myndigheder)

  • Artikel 6, stk. 1, litra e – opgave i samfundets interesse

  • Artikel 6, stk. 1, litra f – legitim interesse

  • Artikel 6, stk. 1, litra a – samtykke (fx billeder, særlige forhold)

  • Artikel 9, stk. 2 – behandling af følsomme oplysninger, hvor relevant

Herunder er skolens drift er reguleret af en lang række love og bekendtgørelser, blandt andet nedenstående:

7. Modtagere og videregivelse

Vi kan videregive personoplysninger til:

  • Offentlige myndigheder (fx Styrelsen for Undervisning og Kvalitet)

  • IT- og systemleverandører (databehandlere)

  • Samarbejdspartnere i forbindelse med uddannelse og praktik

  • Revisorer og øvrige rådgivere

Alle databehandlere er omfattet af databehandleraftaler.

8. Opbevaringsperioder

Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt:

  • Elev- og eksamensoplysninger: jf. gældende lovgivning

  • Økonomiske bilag: op til 5 år + indeværende regnskabsår

  • HR-oplysninger: jf. arkiv- og ansættelsesretlige regler

  • Billeder og kommunikationsmateriale: indtil formålet bortfalder eller samtykke trækkes tilbage

  • Log- og tekniske data: efter gældende sikkerhedsstandarder

9. Brug af kunstig intelligens (AI)

Asmildkloster Landbrugsskole anvender i begrænset omfang digitale værktøjer, herunder værktøjer baseret på kunstig intelligens (AI), som led i undervisning, administration, kommunikation og kvalitetsudvikling.

Formål

AI anvendes udelukkende til:

  • Administrative og pædagogiske støttefunktioner

  • Analyse og strukturering af data

  • Kvalitetssikring og effektivisering

Databeskyttelse ved AI-brug

  • AI-værktøjer anvendes i overensstemmelse med GDPR

  • Kun nødvendige og relevante data behandles

  • Personoplysninger anvendes ikke til træning af eksterne AI-modeller uden lovligt grundlag

  • Der indgås databehandleraftaler med eksterne leverandører

Der træffes ikke afgørelser med væsentlig betydning for den enkelte alene på baggrund af automatiserede beslutninger.

10. Cookies og hjemmesidebrug

Når du besøger vores hjemmeside, behandles visse oplysninger via cookies og lignende teknologier.
Der henvises til skolens cookiepolitik, hvor du kan læse mere om typer, formål og samtykke.

11. Dine rettigheder

Du har ret til:

  • Indsigt i dine personoplysninger

  • Berigtigelse af forkerte oplysninger

  • Sletning (hvor lovgivningen tillader det)

  • Begrænsning af behandling

  • Dataportabilitet

  • Indsigelse mod behandling

  • At trække samtykke tilbage

Henvendelser sker via de kontaktoplysninger, der er angivet ovenfor.

12. Klageadgang

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til:

Datatilsynet
www.datatilsynet.dk

13. Sikkerhed

Vi har truffet tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, misbrug og ændring.

Skolens IT-drift varetages af EFIF med hvem vi har indgået databehandleraftale.

Skolens medarbejdere er instrueret i hvilke data må behandle på deres arbejdspc’er.

Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

14. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne privatlivspolitik. Den seneste version vil altid være tilgængelig på skolens hjemmeside.

Formål med vores TVO-politik

Formålet med tv-overvågningen (TVO) er at forebygge kriminalitet, såsom indbrud og hærværk, og bistå Politiet med efterforskning af kriminalitet samt at øge trygheden for skolens elever og besøgende på skole- og skolehjem såvel til hverdag- som i weekender.

1.0 Overvågede områder & oplysningspligt

AL overvåges primært, er begrænset til fælles arealer og større undervisningsrum / værksteder indvendigt samt ved ind- og udgangsdøre og langs udvendige facader. Der er opsat informationsskilteskilte ved indkørsel til skolen, samt skiltning om videovervågning ved skolens hovedindgang. . Ved udvendig overvågning anses pligten for tydelig information/skiltning yderligere at være opfyldt ved, at kameraer er synlige. Denne TVO-politik er tilgængelig på AL’s hjemmeside, i skolens studie- og ordensregler; ”Guide til hverdagen” som alle elever skal gøre sig bekendt med, Personalehåndbog for medarbejdere og via AL’s intranet – Tems samt som politik i Studie+ for såvel elever som medarbejdere.

1.1 Anvendte paragraffer

AL følger reglerne i tv-overvågningsloven og reglerne i persondataforordningen og databeskyttelsesloven. Efter reglerne i persondataforordningens artikel 14, skal AL som dataansvarlig informere de overvågede personer om deres rettigheder i forbindelse med behandlingen af oplysningerne.
AL optager og behandler overvågningsbilleder med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, e.

1.2 Behandling og opbevaring

AL behandler overvågningsbilleder fortroligt. Overvågningsbillederne vil blive behandlet og opbevaret i skolens overvågningssoftware (CMS) og kun særligt udpegede medarbejdere har adgang til billederne. Overvågningsbilleder opbevares af AL i op til 14 dage, dvs. optagelsesdagen og de efterfølgende 13 dage. Overvågningsbillederne slettes af systemet automatisk når de er 14 dage gamle eller når lagerplads er opbrugt og de derfor bliver overskrevet af nyere overvågningsbilleder. Der tages ikke backup af overvågningsbilleder. 

Hvis AL modtager en anmodning om indsigt, efter persondataforordningens artikel 15 og databeskyttelseslovens § 22, i overvågningsbillederne, vil de omhandlede overvågningsbilleder først blive slettet, når anmodningen om indsigt og en eventuel klagesag er færdigbehandlet. Herefter vil overvågningsbillederne blive slettet.

1.3 Videregivelse af overvågningsbilleder

Overvågningsbilleder bliver ikke videregivet til andre, medmindre AL modtager en anmodning om videregivelse af overvågningsbilleder og videregivelsen kan ske efter reglerne i tv-overvågningslovens § 4c. 

Efter tv-overvågningsloven kan DAL videregive overvågningsbilleder, hvis et af følgende er opfyldt: 

  • Personen på overvågningsbilledet har givet samtykke.
  • Det er i en lov pålagt AL at videregive billederne.
  • Politiet anmoder om udlevering af billederne med henblik på opklaring af kriminalitet.
1.4 Dataindsigt

Personer, hvis færden er optaget af et tv-overvågningskamera, kan rette henvendelse til AL med henblik på at få kopi af de overvågningsbilleder, ved en sådanne henvendelse skal skolen som minimum have kopi af offentlige identifikationspapirer med billede, f.eks. kopi af pas, samt et tidsrum (inden for 1 time) hvor det forventes at personen optræder på overvågningsbilleder.

Der henvises i denne sammenhæng til databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 5, om åbenbart grundløse eller overdrevne anmodninger.  I særlige tilfælde kan AL afvise en anmodning fra en registreret eller opkræve et rimeligt gebyr for besvarelse af anmodningen, hvis anmodningen er åbenbart grundløs eller overdreven, især fordi den gentages.

1.5 Berigtigelse af oplysninger

Hvis den registrerede person mener, at der er registreret forkerte oplysninger, kan man bede skolen om at berigtige oplysningerne. Det vil sige, at skolen retter oplysningerne eller noterer, at oplysningerne er forkerte og registrerer de rigtige oplysninger. Den registrerede person har krav på, at den dataansvarlige ser bort fra oplysningerne indtil, det er afgjort, hvilke oplysninger, der er rigtige. Registrerede personer har også krav på, at skolen ikke bruger oplysningerne, hvis der ikke længere er behov for dem.

1.6 Dataansvarlig

AL er den dataansvarlige.

1.7 Databeskyttelsesrådgiver

AL har en databeskyttelsesansvarlig (DPO), som registrerede personer kan
kontakte, hvis de har spørgsmål om behandlingen af oplysningerne om dem. Du kan kontakte AL’s DPO på adressen lm@asmildkloster.dk

1.8 Klage til politiet og til Datatilsynet

Registrerede personer kan klage over behandlingen af overvågningsbillederne til Datatilsynet ved at skrive til dt@datatilsynet.dk.

Klage over opsætningen af tv-overvågningskameraer kan indbringes for politiet.

1.9 Ikrafttrædelse

Denne politik for Tv-overvågning er godkendt af Forstander Lars Møgelbjerg Andersen den 1. oktober 2024.