Sådan beskytter vi dine personlige oplysninger

25. maj 2018 træder EU’s nye persondataforordning GDPR i kraft. Formålet med den nye lovgivning er at styrke enkeltpersoners ret til personlige oplysninger.

I vores privatlivspolitik fremgår det tydeligt, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvorfor og hvor længe. Af privatlivspolitikken er der desuden en beskrivelse af dine rettigheder, og hvordan du gør brug af disse.

Vi har også udarbejdet en Tv-overvågningspolitik (TVO-politik) for at øge trygheden for elever og andre, der færdes på skolen.

gdpr og overvågningTVO- og privatlivspolitikken er relevant for dig, der har være elev på skolen eller har deltaget i aktiviteter på skolen og har afgivet de nødvendige oplysninger til os i forbindelse med din deltagelse.

Senest ajourført 24-05.2018.

Persondatapolitik på Asmildkloster Landbrugsskole

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov om persondata (Reference indsættes når loven er vedtaget).

  1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:

Asmildkloster Landbrugskole, Asmildklostervej 1, 8800 Viborg

Tlf. nr. 86673222

Mail: asmildkloster@asmildkloster.dk

Hjemmeside: www.asmildkloster.dk

CVR. Nr. 14939539

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:

Lars Mogensen, Souschef, Tlf. nr. 4047412, Mail: lm@asmildkloster.dk

  1. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Asmildkloster Landbrugsskole

 Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.

Skolens drift er reguleret af en lang række love og bekendtgørelser, blandt andet nedenstående:

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:

3.1. Kommende/Nuværende elev

Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger: NAVN, ADRESSE, TELEFONNR., E-MAIL, ALDER, KØN, KLASSETRIN, NAVN PÅ NUVÆRENDE SKOLE, ØNSKER OM UDDANNELSE.

Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.

Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud.

Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig under dit ophold på skolen: karakterer, sygefravær, andet fravær, UNI-login, mv.

Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, og på skolens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.

3.2. Forældre og evt. samlever

Når en elev søger om optagelse på Asmildkloster Landbrugsskole indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: NAVN, ADRESSE, TLF, E-MAIL, STILLING, ARBEJDSPLADS OG KONTAKTTELEFON.

 3.3. Besøgende på hjemmeside

Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre login samt indsamle webstatistik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies gør, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Cookies kan genkende din computer ved tilbagevendende besøg og de kan ikke indeholde virus. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner og der er ingen personlige oplysninger gemt i vores cookies Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt.

 3.4 Så lang tid opbevares cookies
Cookies sletter sig selv efter et vist antal måneder (kan variere), men de fornyes efter hvert besøg. På vores hjemmeside er det beskrevet, hvordan du kan undgå cookies og slette dem.

4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig:

Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR:

For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole og hvis relevant, hos PPR.

Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi også denne vurdering. Elev og forældre skal give samtykke hertil.

5. Sådan behandler vi oplysningerne:
5.1. Nødvendig behandling på skolen

Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud og udarbejdelse af regnskab.

Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linje, valgfag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer, mv.

Vores uddannelsesledere, uddannelsesvejledere behandler følgende oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af uddannelsesaftaler.
– praktikstedet
– eventuelt speciale
– overenskomstforhold
– udstationering
– arbejdstid

Skolens leder har adgang til alle oplysninger om elever.

5.2 Deling med andre

Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.

Vi bruger UNI-Login for at komme på skolens netværk, selvbetjeningssystemer, skolens APP’s samt til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler.

Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail og fødselsdato.

Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender Uni-login. De har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores elever.

Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.

Vi bruger desuden @ventures til skolens elevtrivselsundersøgelse.

Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med rejsearrangøren. Disse oplysninger omfatter [navn, adresse, køn, alder, pasnummer, forsikringsforhold, statsborgerskab og rejsedatoer]

 5.3. Sletning

Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. UVM’s regnskabsparadigme.

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr.

Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes senest. Cookies sletter sig selv efter et vist antal måneder (kan variere), men de fornyes efter hvert besøg.

Eksamensbeviser opbevares uendeligt.

De registreredes rettigheder
6.1. Indsigt

Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

Skolen tager et gebyr for dette arbejde på 10 kr.

6.2. Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

6.3. Begrænsning af behandling

Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

6.4. Dataportabilitet

  • Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

6.5. Indsigelsesret

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit

samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.

 6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

  • Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.
  1. Sikkerhed
  • Skolens IT-drift varetages af Skive College med hvem vi har indgået databehandleraftale.
    Skolens medarbejdere er instrueret i hvilke data må behandle på deres arbejdspc’er.
    Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
  1. Klage til tilsynsmyndighed
  • Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
    Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk
  1. Opdatering af denne Politik
  • Asmildkloster Landbrugsskole er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
  • Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
  • Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.

Formål med vores TVO-politik

Formålet med tv-overvågningen (TVO) er at forebygge kriminalitet, såsom indbrud og hærværk, og bistå Politiet med efterforskning af kriminalitet samt at øge trygheden for skolens elever og besøgende på skole- og skolehjem såvel til hverdag- som i weekender.

1.0 Overvågede områder & oplysningspligt

AL overvåges primært, er begrænset til fælles arealer og større undervisningsrum / værksteder indvendigt samt ved ind- og udgangsdøre og langs udvendige facader. Der er opsat informationsskilteskilte ved indkørsel til skolen, samt skiltning om videovervågning ved skolens hovedindgang. . Ved udvendig overvågning anses pligten for tydelig information/skiltning yderligere at være opfyldt ved, at kameraer er synlige. Denne TVO-politik er tilgængelig på AL’s hjemmeside, i skolens studie- og ordensregler; ”Guide til hverdagen” som alle elever skal gøre sig bekendt med, Personalehåndbog for medarbejdere og via AL’s intranet – Tems samt som politik i Studie+ for såvel elever som medarbejdere.

1.1 Anvendte paragraffer

AL følger reglerne i tv-overvågningsloven og reglerne i persondataforordningen og databeskyttelsesloven. Efter reglerne i persondataforordningens artikel 14, skal AL som dataansvarlig informere de overvågede personer om deres rettigheder i forbindelse med behandlingen af oplysningerne.
AL optager og behandler overvågningsbilleder med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, e.

1.2 Behandling og opbevaring

AL behandler overvågningsbilleder fortroligt. Overvågningsbillederne vil blive behandlet og opbevaret i skolens overvågningssoftware (CMS) og kun særligt udpegede medarbejdere har adgang til billederne. Overvågningsbilleder opbevares af AL i op til 14 dage, dvs. optagelsesdagen og de efterfølgende 13 dage. Overvågningsbillederne slettes af systemet automatisk når de er 14 dage gamle eller når lagerplads er opbrugt og de derfor bliver overskrevet af nyere overvågningsbilleder. Der tages ikke backup af overvågningsbilleder. 

Hvis AL modtager en anmodning om indsigt, efter persondataforordningens artikel 15 og databeskyttelseslovens § 22, i overvågningsbillederne, vil de omhandlede overvågningsbilleder først blive slettet, når anmodningen om indsigt og en eventuel klagesag er færdigbehandlet. Herefter vil overvågningsbillederne blive slettet.

1.3 Videregivelse af overvågningsbilleder

Overvågningsbilleder bliver ikke videregivet til andre, medmindre AL modtager en anmodning om videregivelse af overvågningsbilleder og videregivelsen kan ske efter reglerne i tv-overvågningslovens § 4c. 

Efter tv-overvågningsloven kan DAL videregive overvågningsbilleder, hvis et af følgende er opfyldt: 

  • Personen på overvågningsbilledet har givet samtykke.
  • Det er i en lov pålagt AL at videregive billederne.
  • Politiet anmoder om udlevering af billederne med henblik på opklaring af kriminalitet.
1.4 Dataindsigt

Personer, hvis færden er optaget af et tv-overvågningskamera, kan rette henvendelse til AL med henblik på at få kopi af de overvågningsbilleder, ved en sådanne henvendelse skal skolen som minimum have kopi af offentlige identifikationspapirer med billede, f.eks. kopi af pas, samt et tidsrum (inden for 1 time) hvor det forventes at personen optræder på overvågningsbilleder.

Der henvises i denne sammenhæng til databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 5, om åbenbart grundløse eller overdrevne anmodninger.  I særlige tilfælde kan AL afvise en anmodning fra en registreret eller opkræve et rimeligt gebyr for besvarelse af anmodningen, hvis anmodningen er åbenbart grundløs eller overdreven, især fordi den gentages.

1.5 Berigtigelse af oplysninger

Hvis den registrerede person mener, at der er registreret forkerte oplysninger, kan man bede skolen om at berigtige oplysningerne. Det vil sige, at skolen retter oplysningerne eller noterer, at oplysningerne er forkerte og registrerer de rigtige oplysninger. Den registrerede person har krav på, at den dataansvarlige ser bort fra oplysningerne indtil, det er afgjort, hvilke oplysninger, der er rigtige. Registrerede personer har også krav på, at skolen ikke bruger oplysningerne, hvis der ikke længere er behov for dem.

1.6 Dataansvarlig

AL er den dataansvarlige.

1.7 Databeskyttelsesrådgiver

AL har en databeskyttelsesansvarlig (DPO), som registrerede personer kan
kontakte, hvis de har spørgsmål om behandlingen af oplysningerne om dem. Du kan kontakte AL’s DPO på adressen lm@asmildkloster.dk

1.8 Klage til politiet og til Datatilsynet

Registrerede personer kan klage over behandlingen af overvågningsbillederne til Datatilsynet ved at skrive til dt@datatilsynet.dk.

Klage over opsætningen af tv-overvågningskameraer kan indbringes for politiet.

1.9 Ikrafttrædelse

Denne politik for Tv-overvågning er godkendt af Forstander Lars Møgelbjerg Andersen den 1. oktober 2024.